Las organizaciones con operaciones de entrega de última milla se enfrentan a un mercado cada vez más competitivo. Son desafiados constantemente por las demandas de los clientes, la escasez de conductores y las condiciones económicas adversas causadas por todo, desde el aumento de los precios del combustible hasta la modificación de la legislación. Estas y otras circunstancias requieren que las empresas administren diligentemente sus procesos de recolección y entrega (P & D) teniendo en cuenta todos los elementos, incluida la atención al cliente, el conductor, la gestión de vehículos y rutas, y las ofertas de servicios.

Para controlar eficazmente los costos de distribución y brindar un servicio excepcional a los clientes, cada empresa debe desarrollar una lista de mejores prácticas e integrarlas en sus procesos comerciales. Estas mejores prácticas están diseñadas para agilizar y administrar mejor el proceso de entrega, establecer y mantener una ventaja competitiva y generar negocios nuevos y repetidos.

Si bien las mejores prácticas diferirán entre organizaciones y mercados, hay una serie de enfoques que se aplican a cualquier empresa con operaciones de entrega. Este informe técnico proporciona una descripción general de las 10 mejores prácticas recomendadas para establecer, administrar y medir programas efectivos de entrega de P & D de última milla. También establece un marco que puede utilizarse para reducir costos, eliminar la complejidad operativa y mejorar el servicio al cliente.
Pasos para agilizar la entrega de la última milla

1. Poner un plan en su lugar

Las organizaciones de entrega de última milla deben considerar sus operaciones de la misma manera que las empresas piensan acerca de sus operaciones de fábrica o almacén. Las empresas, por lo general, establecen planes estrechamente diseñados para sus líneas de producción y operaciones de almacén y tienen herramientas específicas que les permiten comparar el rendimiento con esos planes. Estos planes se basan en estándares investigados, granulares, laborales y de actividades, y permiten que los recursos humanos y de capital se administren para una utilización óptima. Las organizaciones de entrega deben llevar este pensamiento a la última milla.

2. Implemente la tecnología que se ajuste a las necesidades de su negocio

Existen muchas aplicaciones sofisticadas de tecnología de logística disponibles para ayudar a las organizaciones a impulsar la eficiencia de las entregas e impulsar el servicio. Pero para las empresas que buscan evitar los riesgos financieros y operativos, como los altos costos iniciales de licencia, instalar, implementar y capacitar a los usuarios; o para aquellos que desean una funcionalidad avanzada sin riesgos de integración de software complejos: una solución de logística alojada bajo demanda es la mejor opción.

Una aplicación de logística debe ofrecer una funcionalidad avanzada en una solución completamente integrada, que proporcione coherencia en la elaboración de informes y la ejecución, facilidad de uso y visibilidad en todo el proceso de distribución.

Al evaluar la tecnología para ayudar con la administración logística, las compañías deben considerar la velocidad, los niveles de seguridad, la confiabilidad y el compromiso de un servicio. Además, el modelo de pago debe adaptarse a las necesidades de su negocio. Por ejemplo, podría fluctuar con la cantidad que se usa y tener precios variables en función de los volúmenes.

3. Analiza y evalúa la información

Una vez que se ha seleccionado e implementado una solución de administración de logística, y se dispone de un nivel básico de historial de operación, las compañías deben comenzar a analizar datos para evaluar dónde sus estrategias de entrega están fuera de línea con sus necesidades o las de sus clientes, y donde se ahorran costos. existen y son alcanzables. Una solución tecnológica con una inteligencia de negocios integrada y módulos de informes hacen que este análisis sea fácil y debe permitir que la información sea accesible para las personas adecuadas en el momento correcto.

4. Establecer procedimientos operativos estándar

Un análisis de datos completo abre la puerta al desarrollo de planes contra los cuales se puede medir el rendimiento. Las mejores operaciones de entrega en ejecución son aquellas que establecen estándares de ingeniería para cada aspecto del proceso de entrega. Los datos históricos se deben usar para identificar y crear mejores prácticas en torno a actividades tales como tiempos de carga y tiempos de servicio en rutas particulares. Independientemente de los estándares que se establezcan, la clave es garantizar que sean realistas y medibles y que haya diseñado planes de acción para mejorar el desempeño de las personas o el proceso.

5. Comprender las limitaciones cualitativas y cuantitativas en el proceso de entrega

Del mismo modo que cada cliente tiene requisitos de entrega particulares, cada empresa también tendrá ideas específicas con respecto a la mejor forma de entregar sus productos. Estos requisitos pueden ser de naturaleza cuantitativa o cualitativa. Por ejemplo, algunas empresas no quieren que los conductores se muevan fuera de zonas geográficas específicas, mientras que para otros ciertos artículos pueden necesitar consideraciones especiales de entrega. Al desarrollar un plan de entrega, todas las necesidades específicas de una empresa deben tenerse en cuenta. Al considerar una solución de tecnología para ayudar con el proceso de planificación de entregas, asegúrese de que sea lo suficientemente flexible para permitir las restricciones cuantitativas típicas, así como los requisitos y limitaciones más específicos de negocios cualitativos.

6. Administrar el controlador, no solo el vehículo

El activo clave en la gestión de cualquier ruta de entrega es el controlador. Muchas compañías se enfocan solo en el vehículo y no en el conductor, por lo tanto solo abordan parte de las actividades y los costos asociados con el proceso de P & D.

Por ejemplo, aunque los tiempos de conducción se pueden separar por la mañana, por la tarde y por la tarde, las tareas rutinarias realizadas por el conductor antes de que estén en la carretera -como las verificaciones del círculo del vehículo y las actividades de carga- pueden no tenerse en cuenta. Aunque estas actividades son importantes , por lo general, pueden administrarse de manera más eficaz si las empresas comparan y miden el rendimiento real de estas tareas para que sus conductores circulen más rápido. En segundo lugar, las estimaciones muestran que entre el 40% y el 60% del tiempo de viaje de un conductor fuera de un centro de distribución no se usa para conducir. Para garantizar que este tiempo se gaste de manera más efectiva, las empresas deben examinar cuidadosamente y monitorear lo que el conductor está haciendo en cada parada, midiendo el desempeño del conductor y los tiempos de servicio contra los estándares basados ​​en la actividad.

7. Plan alrededor del cliente

El concepto de ‘cliente es rey’ también se aplica al negocio de P & D. Si bien todas las empresas desean un plan de ruta optimizado, se debe equilibrar para garantizar que las rutas y los plazos de entrega reflejen las necesidades y demandas de los clientes. Por ejemplo, es posible que sea necesario ajustar los planes de ruta para ajustarse a ciertos requisitos del receptor: restaurantes que solo pueden recibir entregas en momentos específicos; minoristas con cronogramas de muelle de carga estrechamente coordinados; o clientes comerciales que están acostumbrados a la consistencia de entregas de 10 a.m.

Al mismo tiempo, las expectativas del consumidor son más altas que nunca, especialmente en lo que respecta al servicio. Los consumidores esperan entregas más frecuentes de menos artículos y no están dispuestos a aceptar ventanas de entrega amplias que los mantengan atados a sus hogares durante horas. Al establecer las mejores prácticas, las empresas pueden ser más eficientes en la ejecución de sus operaciones de entrega, reducir sus plazos de entrega y, al hacerlo, mejorar sus niveles de servicio al cliente.

8. Mida a su cliente

Medir el rendimiento del cliente también puede ser valioso. La captura del historial y las excepciones del cliente, como los retrasos en el atraque o los problemas del receptor, pueden resaltar los problemas de entrega que está causando el cliente. La mayoría de los clientes no se dan cuenta de que son la fuente de los problemas de entrega y con esta información, las empresas de distribución pueden trabajar con sus clientes para eliminar sus problemas y garantizar un mejor servicio al cliente.

9. Espera lo inesperado

Las excepciones como el mal tiempo, los atascos de tráfico y las demoras inesperadas son factores que contribuyen a la entrega a tiempo. Dado que incluso los mejores planes pueden fallar, las contingencias deben establecerse y las organizaciones de entrega deben tener visibilidad en tiempo real de las excepciones de inmediato cuando se producen.

Con un alto grado de visibilidad en las operaciones de entrega, los despachadores pueden responder de manera proactiva a las interrupciones o retrasos en el servicio, y ajustar de inmediato el cronograma del conductor en consecuencia. Los representantes del servicio al cliente pueden resolver los problemas del cliente de manera más efectiva y, en algunos casos, los clientes pueden recibir notificaciones de demoras pendientes y tiempos de llegada estimados actualizados.

10. Mida el desempeño contra un plan

Una vez que se han considerado todos los factores detallados anteriormente, una empresa puede desarrollar un plan bien diseñado para satisfacer sus necesidades de entrega. Al utilizar informes detallados y herramientas de análisis de negocios, una organización puede revisar su historial de entregas y evaluar las actividades por conductor, área y cliente o cualquier otra agrupación para mejorar la planificación, implementación y administración de sus recursos.

Con un plan diseñado, las organizaciones pueden evaluar la carga planificada frente a la real; tiempos de manejo y servicios para aumentar la productividad y la responsabilidad del conductor; medir los porcentajes de entrega a tiempo; y determinar dónde se deben hacer los ajustes del cronograma y del proceso para garantizar que los requisitos del cliente se satisfagan económicamente. Cuando las empresas miden sus operaciones en comparación con los estándares de ingeniería, pueden implementar los cambios operacionales necesarios para aumentar la utilización de los activos, mejorar la rentabilidad y garantizar niveles apropiados de servicio al cliente.